Executive Assistant (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Hürth

Wir suchen Dich!

Du bist ein Allrounder und ein natürliches Organisationstalent? Als Executive Assistant (m/w/d) trägst du dazu bei, unsere Vision zu verwirklichen.

Sei der Motor hinter den Kulissen: Deine Leidenschaft für effizientes Arbeiten und Dein Gespür für Details machen Dich zum unschlagbaren Support-Champion in unserem dynamischen Team!

Das erwartet Dich

Personal:

Koordination von privaten Terminen, Reisen und Events unseres Managements
Reiseorganisation sowie Sicherstellung der Verfügbarkeit relevanter Reiseunterlagen
Recherche, Bestellung und Erledigung von Einkäufen für den persönlichen Bedarf des Managements
Verwaltung von persönlicher Korrespondenz via E-Mail, Telefon oder persönlich
Dokumentenpflege und -archivierung sowie Sicherstellung von Aktualität dieser
Teilnahme an oder Unterstützung bei persönlichen Projekten oder Initiativen des Managements
Koordination des Facility Managements (Hausarbeiten, Reparaturen, Reinigung, Wartung) sowie der Kinderbetreuung
Zusätzliche Unterstützung in der privaten Immobilien- und Finanzverwaltung des Managements

Business:

Eigenverantwortliche und proaktive Unterstützung unseres Managements in allen organisatorischen, operativen und administrativen Aufgaben
Enge Begleitung des Managements und der Bereichsleitungen im Tagesgeschäft
Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen, Events und Geschäftsreisen in Zusammenarbeit mit dem Kundenservice und dem Personal Assistant to CEO
Recherche, Planung und Umsetzung von internen und externen Events mit zugehöriger Vor- und Nachbereitung sowie Erstellung von Reports und Statistiken
Ansprechpartner für interne und externe Korrespondenz sowie Vorbereitung von Dokumenten zur Unterschriftslegung in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
Projektarbeit im Bereich Unternehmenskommunikation/PR
Mitarbeit bei der Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen sowie strategischer Entwicklungen

Das bringst Du mit

Bildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

Erfahrung

Einschlägige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, vorzugsweise in einer Assistenzrolle auf C-Level
Erfahrungen im Projektmanagement und in der Organisation von Events
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kindern sind von Vorteil

Fachliche Kenntnisse

Sehr gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Vorgänge, idealerweise auch im Bereich Immobilien
Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office
Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Sprachen von Vorteil

Soft Skills

Organisations- und Kommunikationstalent
Sensibler Umgang mit vertraulichen Daten und situationsbezogenes Fingerspitzengefühl
Sympathischer und freundlicher Umgang mit Kindern
Sympathisches Auftreten gepaart mit Professionalität und einer herzlichen Empfangskultur
Zuverlässige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
Selbständige, strukturierte und proaktive Herangehensweise
Flexibler Umgang mit wechselnden Anforderungen

Das bieten wir Dir

DAS IST BEI UNS SELBSTVERSTÄNDLICH

Bis zu 30 Urlaubstage bei Vollzeit-Tätigkeit

Von Werkstudierenden bis zur Geschäftsführung – bei uns gilt sofort das „Du“

Gleitzeit – falls es morgens früh mal länger dauert

Firmenparkplätze mit Wallboxen – für eine nachhaltige Zukunft

Modernes Equipment – Curved Monitore und höhenverstellbare Tisch

Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge

Weiterentwicklung – fachlich und persönlich

Firmenevents – wir sind auf Erfolgskurs & das feiern wir auch!

DAS GIBT ES BEI UNS ON TOP

Urban Sports Club – für jeden was dabei

Corporate Benefits – satte Rabatte auf Technik, Reisen, Gastro und Events

Monatliches Team-Frühstück

Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte

IronMaxx® Welcome-Package für einen erfolgreichen Start

IronMaxx® Prämie für jeden erfolgreich empfohlenen Mitarbeiter

Unser Tipp: Der personal fit ist uns wichtig, alles Weitere bringen wir Dir durch Schulungen und Weiterbildungsangebote bei. Solltest Du also nicht zu 100% die Anforderungen für diese Position mitbringen, bewirb dich trotzdem. Vielleicht bist genau Du die Person, die wir in unserem IronMaxx® Team noch brauchen!

Bei uns findest Du keine Stellen, sondern Chancen zusammen mit uns die internationale Erfolgsgeschichte von IronMaxx® weiterzubringen.

#CREATEYOURJOB – wir verbinden nicht nur Lifestyle & Job, sondern bieten Dir die Möglichkeit unsere Brand nachhaltig mitzugestalten und Deine Identity in die Unternehmenskultur von IronMaxx® einfließen zu lassen.

Bei uns werden Erfolge sichtbar – gehst du mit?

Apply for this job

Über uns

IronMaxx® Nutrition – Premium Sportnahrung aus Deutschland

Qualität & Innovationen
Erlebe die Zukunft der Sportnahrung mit IronMaxx® – designed in Germany! Unser Ziel: die beste Sportnahrung weltweit. Dank ständiger Produktentwicklung und höchsten Qualitätsstandards wurden wir mit dem Landesehrenpreis für ausgezeichnete Lebensmittelqualität in Nordrhein-Westfalen ausgezeichnet.

Leidenschaft & Fortschritt
Wir ruhen uns nicht auf unseren Erfolgen aus. Mit Leidenschaft und Innovationskraft entwickeln wir ständig neue Supplements, die nicht nur wirken, sondern auch begeistern und schmecken. Durch neueste Studien und praktische Feldforschung in Zusammenarbeit mit Profisportvereinen und unseren Kunden treiben wir seit 2004 die Sport- und Fitnessernährung voran.

Einzigartige Produkte
Von Proteinpulvern in über 31 Geschmacksrichtungen bis hin zur IronMaxx® Protein Creme, dem süßesten Brotaufstrich mit höchstem Proteingehalt – wir setzen ständig neue Maßstäbe. Unsere Produktpalette umfasst Basics für Kraft/Ausdauer, Muskelaufbau, Diät sowie intelligente Nahrungsergänzungsmittel.

Vertrauen & Erfolg
Namhafte Profivereine wie die „Kölner Haie“ und der VfL Gummersbach vertrauen auf unsere Effizienz und Expertise. Unsere Produkte sind in vielen Fitnessstudios, Apotheken und Body-Stores, aber auch im LEH (LIDL, Rewe, Kaufland & Co.) ein fester Bestandteil des Produktsortiments und in ganz Europa unverzichtbar geworden.

High Performance
Erlebe auch Du die High Performance von IronMaxx® – weil das Ziel das Ziel ist.

We are looking for you!

Are you an all-rounder and a natural organizational talent? As an Executive Assistant (m/f/d) you will contribute to realizing our vision.

Be the engine behind the scenes: Your passion for working efficiently and your flair for detail will make you an unbeatable support champion in our dynamic team!

Your Tasks

Personnel:

Coordination of private appointments, trips and events of our management
Travel organization and ensuring the availability of relevant travel documents
Researching, ordering and making purchases for the management's personal needs
Managing personal correspondence via email, telephone or in person
Maintaining and archiving documents and ensuring that they are up to date
Participation in or support for personal projects or management initiatives
Coordination of facility management (housework, repairs, cleaning, maintenance) and childcare
Additional support in the management's private real estate and financial administration

Business:

Independent and proactive support of our management in all organizational, operational and administrative tasks
Close support for management and division heads in day-to-day business
Planning, organization, preparation and follow-up of meetings, appointments, events and business trips in cooperation with Customer Service and the Personal Assistant to CEO
Researching, planning and implementing internal and external events with associated preparation and follow-up as well as preparing reports and statistics
Contact person for internal and external correspondence and preparation of documents for signature in collaboration with the specialist departments
Project work in the area of corporate communications/PR
Collaboration in the preparation of decision bases and strategic developments

Your Qualification

Education

Completed commercial training or studies

Experience

Relevant professional experience in the commercial sector, preferably in a C-level assistant role
Experience in project management and event organization
Experience in working with children is an advantage

Professional Skills

Very good understanding of business processes, ideally also in the field of real estate
Very good user knowledge of MS Office
Business fluent in German and English, other languages an advantage

Soft Skills

Organizational and communication skills
Sensitive handling of confidential data and situational sensitivity
Sympathetic and friendly interaction with children
Pleasant demeanor paired with professionalism and a warm welcoming culture
Reliable, proactive and solution-oriented way of working
Independent, structured and proactive approach
Ability to deal flexibly with changing requirements

Why us?

WHAT’S STANDARD FOR US

Up to 30 vacation days for full-time employment
From working students to top management – everyone is on a first-name basis
Flexible working hours – for those mornings when things take a bit longer
Company parking with charging stations – for a sustainable future
Modern equipment – curved monitors and hight-adjustable desks
Asset-building benefits and company pension schemes
Professional and personal development opportunities
Company events – we celebrate our success together!

ADDITIONAL PERKS

Urban Sports Club – something for everyone
Corporate Benefits – great discounts on technology, travel, dining and events
Monthly team breakfast
Employee discount on our products
IronMaxx® Welcome Package for a successful start
IronMaxx® bonus for every successfully referred employee

Our tip: Personal fit is important to us, and we'll teach you everything else through training and development programs. Even if you don't meet 100% of the requirements for this position, apply anyway. Maybe you're the perfect addition to our IronMaxx® team!

With us, you won’t find just jobs, but opportunities to continue building the international success story of IronMaxx®.

#CREATEYOURJOB – we combine lifestyle & work, offering you the chance to shape our brand sustainably and integrate your identity into IronMaxx®’s corporate culture.

Our successes are visible – will you join us?

Apply for this job

About us

Quality & Innovations from IronMaxx® Nutrition

Premium sports nutrition - Designed in Germany!

Producing the best sports nutrition worldwide is the goal of IronMaxx®.

The production of highly efficient sports nutrition of the best quality and the constant further development of our products led to the award of the State Prize for Excellent Food Quality by the State of North Rhine-Westphalia. However, this is no reason for us to rest on our laurels - we are constantly working with the greatest passion to offer you supplements that inspire, work and taste great! The integration of the latest study results and the evaluation of practical field research in cooperation with professional sports clubs and our customers have led to permanent innovation in the development of new sports and fitness nutrition at IronMaxx® Nutrition since the company was founded in 2004.

In addition to the basics of sports nutrition in the areas of strength/endurance, muscle building and diet, this includes effective nutritional supplements for health and prevention, intelligent new combinations of active ingredients and improved dosage forms, such as our Tricaps®.

In the area of protein products, for example, IronMaxx® has set a milestone in the evolution of the latest sports nutrition products with the development of water-based protein powders in over 31 flavors. The sweet spread with the world's highest protein content, IronMaxx® Protein Creme, also comes from us.

Designed in Germany - as a German sports nutrition manufacturer, IronMaxx® is also committed to outstanding quality and seamless quality control.

High performance - the goal is the goal.

Well-known professional clubs, such as the eight-time German ice hockey champions, the "Kölner Haie", or the traditional handball club VfL Gummersbach with its unique success story, have relied for years on the efficient sports nutrition from IronMaxx® and on our expertise in the use and mode of action of nutritional supplements.

While in many areas of life the "path is often proclaimed as the goal", our customers usually have a very clear idea of their "dream body" and its desired performance. This passion to achieve their personal goal is something we share with all our partners and customers - be it an athletic body, achieving new personal bests, reducing body weight or achieving sporting team success.

IronMaxx® products have therefore become an integral part of the product range of many European fitness studios, wholesalers, pharmacies and body stores in recent years due to their high quality.

Apply for this job

Your application!

We appreciate your interest in IronMaxx Nutrition GmbH & Co. KG. Please fill in the following short form. Should you have any difficulties in uploading your files, please contact us by mail at personal@ironmaxx.de