Assistenz der Geschäftsführung / Personal Assistant (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit · Hürth

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Wir suchen Dich!
Du liebst es, wenn kein Tag dem anderen gleicht und behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick? Dann werde Teil unseres IronMaxx-Teams als persönliche Assistenz unseres CEOs - mit deinem Organisationstalent, deiner Diskretion und deinem Gespür für Menschen, Prozesse und Räume bringst du Struktur ins Persönliche, ins Geschäftliche und in unser Immobilienportfolio. 

Ob private Termine, geschäftliche Strategien oder Immobilienprojekte - Du bist das Bindeglied, das alles am Laufen hält. 
Das erwartet Dich
Geschäftliche Koordination
  • Eigenverantwortliche und proaktive Unterstützung des CEOs in allen organisatorischen, operativen und administrativen Aufgaben 
  • Enge Begleitung des CEOs im Tagesgeschäfts sowie Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen, Events etc.
  • Verwaltung beruflicher Korrespondenz via E-Mail, Telefon oder persönlich sowie Termin- und Fristenkontrolle 
  • Erstellung und Aufbereitung von Texten, Präsentationen sowie Auswertung von Daten und Statistiken 
  • Vorbereitung und Erledigung interner und externer Korrespondenz sowie Vorbereitung von Dokumenten zur Unterschriftslegung 
  • Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen sowie Projektarbeit im Bereich Unternehmenskommunikation
Immobilienverwaltung
  • Unterstützung bei der operativen und administrativen Verwaltung des privaten und geschäftlichen Immobilienportfolios
  • Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, Renovierungen und Reparaturen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
  • Überwachung von Mietverträgen, Mietzahlungen sowie Nebenkostenabrechnungen
  • Pflege von Objektunterlagen, Verträgen und behördlichen Dokumenten sowie Termin- und Fristenkontrolle
  • Kommunikation mit Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Mietern und Behörden 
  • Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Investitions- oder Verkaufsprojekten im Immobilienbereich 
Alltagskoordination
  • Koordination von persönlichen Terminen, privaten Events und Reisen des CEOs 
  • Buchung von Flügen, Hotels, Transport für private Reisen sowie Bereitstellung relevanter Reiseunterlagen
  • Erledigung von Einkäufen für den persönlichen Bedarf oder besondere Anlässe
  • Pflege von persönlichen Dokumenten, Archivierung von wichtigen Unterlagen und Erstellung von Berichten nach Bedarf
  • Teilnahme an oder Unterstützung bei persönlichen Projekten oder Initiativen des CEOs
  • Koordination von Hausarbeiten, Kinderbetreuung, Reparaturen, Reinigungspersonal und Wartungsarbeiten 
Das bringst Du mit
Bildung
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium - idealerweise mit dem Schwerpunkt Immobilienwirtschaft, Hospitality oder Office Management
Erfahrung 
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
  • Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe, im Projektmanagement sowie in der Verwaltung von Immobilien von Vorteil 
Fachliche Kenntnisse
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Projektmanagement-Tools, wie z.B. Asana
  • Ausgeprägte schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit auf deutscher und englischer Sprache, weitere Sprachen von Vorteil 
  • Kenntnisse in der optimalen Koordination diverser sowie zeitkritischer Projekte 
Soft Skills 
  • Sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
  • Ausgeprägtes proaktives Organisationstalent, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Professionelles und verbindliches Auftreten sowie hoher Qualitätsanspruch 
  • Vertrauensvolle, teamfähige Persönlichkeit mit Fingerspitzengefühl im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
Zusätzliche Anforderungen 
  • Reisebereitschaft zur gelegentlichen Vor-Ort-Betreuung (z.B. bei Events, Immobilien, weiteren Standorten, etc.) 
  • Führerschein der Klasse B 
Das bieten wir Dir

DAS IST BEI UNS SELBSTVERSTÄNDLICH

  • Bis zu 30 Urlaubstage bei Vollzeit-Tätigkeit 

  • Von Werkstudierenden bis zur Geschäftsführung – bei uns gilt sofort das „Du“

  • Gleitzeit – falls es morgens früh mal länger dauert

  • Firmenparkplätze mit Wallboxen – für eine nachhaltige Zukunft 

  • Modernes Equipment – Curved Monitore und höhenverstellbare Tisch 

  • Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge

  • Weiterentwicklung – fachlich und persönlich 

  • Firmenevents – wir sind auf Erfolgskurs & das feiern wir auch! 

 

DAS GIBT ES BEI UNS ON TOP

  • Urban Sports Club – für jeden was dabei

  • Corporate Benefits – satte Rabatte auf Technik, Reisen, Gastro und Events

  • Monatliches Team-Frühstück 

  • Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte 

  • IronMaxx® Welcome-Package für einen erfolgreichen Start 

  • IronMaxx® Prämie für jeden erfolgreich empfohlenen Mitarbeiter

 

Unser Tipp: Der personal fit ist uns wichtig, alles Weitere bringen wir Dir durch Schulungen und Weiterbildungsangebote bei. Solltest Du also nicht zu 100% die Anforderungen für diese Position mitbringen, bewirb dich trotzdem. Vielleicht bist genau Du die Person, die wir in unserem IronMaxx® Team noch brauchen!

Bei uns findest Du keine Stellen, sondern Chancen zusammen mit uns die internationale Erfolgsgeschichte von IronMaxx® weiterzubringen. 

#CREATEYOURJOB – wir verbinden nicht nur Lifestyle & Job, sondern bieten Dir die Möglichkeit unsere Brand nachhaltig mitzugestalten und Deine Identity in die Unternehmenskultur von IronMaxx® einfließen zu lassen.

Bei uns werden Erfolge sichtbar – gehst du mit? 

Über uns
IronMaxx® Nutrition – Premium Sportnahrung aus Deutschland

Qualität & Innovationen
Erlebe die Zukunft der Sportnahrung mit IronMaxx® – designed in Germany! Unser Ziel: die beste Sportnahrung weltweit. Dank ständiger Produktentwicklung und höchsten Qualitätsstandards wurden wir mit dem Landesehrenpreis für ausgezeichnete Lebensmittelqualität in Nordrhein-Westfalen ausgezeichnet.


Leidenschaft & Fortschritt
Wir ruhen uns nicht auf unseren Erfolgen aus. Mit Leidenschaft und Innovationskraft entwickeln wir ständig neue Supplements, die nicht nur wirken, sondern auch begeistern und schmecken. Durch neueste Studien und praktische Feldforschung in Zusammenarbeit mit Profisportvereinen und unseren Kunden treiben wir seit 2004 die Sport- und Fitnessernährung voran.

Einzigartige Produkte
Von Proteinpulvern in über 31 Geschmacksrichtungen bis hin zur IronMaxx® Protein Creme, dem süßesten Brotaufstrich mit höchstem Proteingehalt – wir setzen ständig neue Maßstäbe. Unsere Produktpalette umfasst Basics für Kraft/Ausdauer, Muskelaufbau, Diät sowie intelligente Nahrungsergänzungsmittel.

Vertrauen & Erfolg
Namhafte Profivereine wie die „Kölner Haie“ und der VfL Gummersbach vertrauen auf unsere Effizienz und Expertise. Unsere Produkte sind in vielen Fitnessstudios, Apotheken und Body-Stores, aber auch im LEH (LIDL, Rewe, Kaufland & Co.) ein fester Bestandteil des Produktsortiments und in ganz Europa unverzichtbar geworden.

High Performance
Erlebe auch Du die High Performance von IronMaxx® – weil das Ziel das Ziel ist.        


We are looking for you!

Are you an all-rounder and a natural organizational talent? As personal assistant to the CEO, you will help to realize our vision. 

Be the driving force behind the scenes: your passion for efficiency and eye for detail make you the unbeatable support champion in our dynamic team!

Your Tasks

Personal

  • Coordinating the CEO's personal appointments, private events and travel
  • Booking flights, hotels and transportation for private travel, ensuring the availability of relevant travel documents
  • Taking care of purchases for personal needs, as well as researching and ordering gifts
  • Managing personal correspondence via email, telephone or in person
  • Maintaining personal documents, archiving important records and creating reports as needed
  • Participating in or supporting personal projects or initiatives of the CEO
  • Coordinating household chores, childcare, repairs, cleaning staff and maintenance work
  • If interested, insights into real estate and financial management

Business

  • Responsible and proactive support of the management in all organizational, operational and administrative tasks
  • Close support of the management and the division managers in their day-to-day business
  • Planning, organization, preparation and follow-up of meetings, appointments, events and business trips for the management
  • Research on and planning as well as support of events and innovations for our company, creation and preparation of texts, presentations and evaluation of data and statistics
  • Preparing and handling internal and external correspondence and documents for signature
  • Project work in the field of corporate communications
  • Assisting in the preparation of decision-making bases and strategic developments
Your Qualification

Education

  • Completed commercial training or studies

Experience

  • Relevant professional experience in the commercial field, preferably as an assistant
  • Experience in project management
  • Experience in working with children is an advantage

Professional Skills

  • Very good understanding of business processes, preferably in the real estate sector
  • Very good user knowledge of MS Office
  • Fluent German and English

Soft Skills

  • Organizational and communication skills
  • Sensitive handling of confidential data and situational tact
  • Friendly and pleasant interaction with children
  • Friendly manner combined with professionalism and a warm welcome
  • Reliable, proactive and solution-oriented approach
  • Independent, structured and proactive approach
  • Flexible handling of changing requirements
Why us?

WHAT’S STANDARD FOR US 

  • Up to 30 vacation days for full-time employment 

  • From working students to top management – everyone is on a first-name basis

  • Flexible working hours – for those mornings when things take a bit longer

  • Company parking with charging stations – for a sustainable future

  • Modern equipment – curved monitors and hight-adjustable desks 

  • Asset-building benefits and company pension schemes

  • Professional and personal development opportunities

  • Company events – we celebrate our success together! 

 

ADDITIONAL PERKS

  • Urban Sports Club – something for everyone

  • Corporate Benefits – great discounts on technology, travel, dining and events

  • Monthly team breakfast 

  • Employee discount on our products 

  • IronMaxx® Welcome Package for a successful start 

  • IronMaxx® bonus for every successfully referred employee


Our tip: Personal fit is important to us, and we'll teach you everything else through training and development programs. Even if you don't meet 100% of the requirements for this position, apply anyway. Maybe you're the perfect addition to our IronMaxx® team!

With us, you won’t find just jobs, but opportunities to continue building the international success story of IronMaxx®.

#CREATEYOURJOB – we combine lifestyle & work, offering you the chance to shape our brand sustainably and integrate your identity into IronMaxx®’s corporate culture.

Our successes are visible – will you join us? 

About us
Quality & Innovations from IronMaxx® Nutrition
    
Premium sports nutrition - Designed in Germany!
    
Producing the best sports nutrition worldwide is the goal of IronMaxx®.

The production of highly efficient sports nutrition of the best quality and the constant further development of our products led to the award of the State Prize for Excellent Food Quality by the State of North Rhine-Westphalia. However, this is no reason for us to rest on our laurels - we are constantly working with the greatest passion to offer you supplements that inspire, work and taste great! The integration of the latest study results and the evaluation of practical field research in cooperation with professional sports clubs and our customers have led to permanent innovation in the development of new sports and fitness nutrition at IronMaxx® Nutrition since the company was founded in 2004.

In addition to the basics of sports nutrition in the areas of strength/endurance, muscle building and diet, this includes effective nutritional supplements for health and prevention, intelligent new combinations of active ingredients and improved dosage forms, such as our Tricaps®.

In the area of protein products, for example, IronMaxx® has set a milestone in the evolution of the latest sports nutrition products with the development of water-based protein powders in over 31 flavors. The sweet spread with the world's highest protein content, IronMaxx® Protein Creme, also comes from us.

Designed in Germany - as a German sports nutrition manufacturer, IronMaxx® is also committed to outstanding quality and seamless quality control.

High performance - the goal is the goal.

Well-known professional clubs, such as the eight-time German ice hockey champions, the "Kölner Haie", or the traditional handball club VfL Gummersbach with its unique success story, have relied for years on the efficient sports nutrition from IronMaxx® and on our expertise in the use and mode of action of nutritional supplements.

While in many areas of life the "path is often proclaimed as the goal", our customers usually have a very clear idea of their "dream body" and its desired performance. This passion to achieve their personal goal is something we share with all our partners and customers - be it an athletic body, achieving new personal bests, reducing body weight or achieving sporting team success.

IronMaxx® products have therefore become an integral part of the product range of many European fitness studios, wholesalers, pharmacies and body stores in recent years due to their high quality.


Wir freuen uns auf Dich! 

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Wir freuen uns über Dein Interesse an der IronMaxx Nutrition GmbH & Co. KG. Bitte fülle das folgende kurze Formular aus. Solltest Du Schwierigkeiten mit dem Upload Deiner Daten haben, wende Dich gerne per Email an personal@ironmaxx.de.

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Thank you for your interest in IronMaxx Nutrition GmbH & Co. KG. Please fill out the following short form. If you have any difficulties uploading your data, please send an email to personal@ironmaxx.de
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