Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Hürth

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#BEcomeMAXX
Du liebst es, wenn kein Tag dem anderen gleicht und behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick? Dann werde Teil vom Team IronMaxx als persönliche Assistenz unseres CEOs - mit deinem Organisationstalent, deiner Diskretion und deinem Gespür für Menschen bringst du Struktur in den beruflichen wie persönlichen Alltag unseres Geschäftsführers. 
Ob geschäftliche Strategien, private Termine oder Immobilienprojekte - Du bist das Bindeglied, das alles am Laufen hält.
Ready to perform? Deine Aufgaben mit MAXXimalem Fokus
Strategische und organisatorische Unterstützung 
  • Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft 
  • Eigenverantwortliche Übernahme von administrativen Aufgaben
  • Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen, Events etc. 
  • Termin- und Fristenkontrolle
  • Erstellung und Aufbereitung von Texten, Präsentationen sowie Auswertungen von Daten und Statistiken 
  • Vorbereitung und Erledigung interner und externer Korrespondenz sowie Vorbereitung von Dokumenten zur Unterschriftslegung
  • Erstellung von Entscheidungsvorlagen sowie Verwaltung von Anfragen im Bereich Unternehmenskommunikation und PR
Immobilienverwaltung 
  • Unterstützung bei der operativen und administrativen Verwaltung des privaten und geschäftlichen Immobilienportfolios
  • Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, Renovierungen und Reparaturen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
  • Überwachung von Mietverträgen, Mietzahlungen sowie Nebenkostenabrechnungen
  • Pflege von Objektunterlagen, Verträgen und behördlichen Dokumenten sowie Termin- und Fristenkontrolle
  • Kommunikation mit Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Mietern und Behörden
  • Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Investitions- oder Verkaufsprojekten im Immobilienbereich 
Alltagskoordination
  • Koordination von persönlichen Terminen, privaten Events und Reisen des CEOs
  • Buchung von Flügen, Hotels, Transport für private Reisen sowie Bereitstellung relevanter Reiseunterlagen  
Dein Skillset - stark wie unser Protein
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium - idealerweise mit dem Schwerpunkt Immobilienwirtschaft, Hospitality oder Office Management
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
  • Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe, im Projektmanagement sowie in der Verwaltung von Immobilien von Vorteil 
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) sowie Projektmanagement-Tools, wie z.B. Asana
  • Ausgeprägte schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit auf deutscher und englischer Sprache, weitere Sprachen von Vorteil
  • Kenntnisse in der optimalen Koordination diverser sowie zeitkritischer Projekte 
  • Sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
  • Ausgeprägte Organisationsstärke sowie professionelles und verbindliches Auftreten, gepaart mit einem hohen Qualitätsanspruch 
  • Vertrauensvolle, teamfähige Persönlichkeit mit Fingerspitzengefühl im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
  • Reisebereitschaft zur gelegentlichen Vor-Ort Betreuung an weiteren Standorten (z.B. bei Events, Immobilien, etc.)
  • Führerschein der Klasse B 
Über uns
Healthy Snacking, Supplements und Lifestyle – seit über 20 Jahre erfolgreich am Markt, mehr als 1.000 Produkte, Made in Germany, gründer- und inhabergeführt, aus Hürth bei Köln in die ganze Welt. Als eines der führenden Unternehmen in der Nahrungsergänzungsmittel-Branche bieten wir nicht nur innovative und ausgezeichnete Produkte, sondern auch eine dynamische und inspirierende Arbeitsumgebung mit vielfältigen Perspektiven. Werde auch DU Teil dieser Erfolgsgeschichte, denn „Das Ziel ist das Ziel“.

Das ist bei uns selbstverständlich:
  • Bis zu 30 Urlaubstage bei Vollzeit-Tätigkeit
  • Gleitzeit - falls es morgens früh mal länger dauert
  • Firmenparkplätze mit Wallboxen für eine nachhaltige Zukunft
  • Modernes Equipment für MAXXimale Performance
  • Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
  • Fachliche und persönliche Weiterentwicklung "on the job"
  • Firmenevents - wir sind auf Erfolgskurs & das feiern wir auch!

Das gibt es bei uns noch on top: 
  • Urban Sports Club - für jeden was dabei
  • Corporate Benefits - satte Rabatte auf Technik, Reisen, Gastro und Events
  • Monatliches Team-Frühstück
  • Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte
  • IronMaxx Welcome-Package für einen erfolgreichen Start 
  • IronMaxx Prämie für jedes erfolgreich empfohlene Teammitglied 

Für uns gilt der personal fit! Solltest du also nicht zu 100% alle Anforderungen für diese Stelle mitbringen, bewirb dich trotzdem! Vielleicht bist du genau die Person, die wir in unserem #teamIronMaxx noch brauchen!
#BEcomeMAXX

Are you an all-rounder and a natural organizational talent? As personal assistant to the CEO, you will help to realize our vision. 

Be the driving force behind the scenes: your passion for efficiency and eye for detail make you the unbeatable support champion in our dynamic team!

Ready to perform? Your tasks with MAXXimum focus

Personal

  • Coordinating the CEO's personal appointments, private events and travel
  • Booking flights, hotels and transportation for private travel, ensuring the availability of relevant travel documents
  • Taking care of purchases for personal needs, as well as researching and ordering gifts
  • Managing personal correspondence via email, telephone or in person
  • Maintaining personal documents, archiving important records and creating reports as needed
  • Participating in or supporting personal projects or initiatives of the CEO
  • Coordinating household chores, childcare, repairs, cleaning staff and maintenance work
  • If interested, insights into real estate and financial management

Business

  • Responsible and proactive support of the management in all organizational, operational and administrative tasks
  • Close support of the management and the division managers in their day-to-day business
  • Planning, organization, preparation and follow-up of meetings, appointments, events and business trips for the management
  • Research on and planning as well as support of events and innovations for our company, creation and preparation of texts, presentations and evaluation of data and statistics
  • Preparing and handling internal and external correspondence and documents for signature
  • Project work in the field of corporate communications
  • Assisting in the preparation of decision-making bases and strategic developments
Your skillset - as strong as our protein

Education

  • Completed commercial training or studies

Experience

  • Relevant professional experience in the commercial field, preferably as an assistant
  • Experience in project management
  • Experience in working with children is an advantage

Professional Skills

  • Very good understanding of business processes, preferably in the real estate sector
  • Very good user knowledge of MS Office
  • Fluent German and English

Soft Skills

  • Organizational and communication skills
  • Sensitive handling of confidential data and situational tact
  • Friendly and pleasant interaction with children
  • Friendly manner combined with professionalism and a warm welcome
  • Reliable, proactive and solution-oriented approach
  • Independent, structured and proactive approach
  • Flexible handling of changing requirements
About us
Quality & Innovations from IronMaxx® Nutrition
    
Premium sports nutrition - Designed in Germany!
    
Producing the best sports nutrition worldwide is the goal of IronMaxx®.

The production of highly efficient sports nutrition of the best quality and the constant further development of our products led to the award of the State Prize for Excellent Food Quality by the State of North Rhine-Westphalia. However, this is no reason for us to rest on our laurels - we are constantly working with the greatest passion to offer you supplements that inspire, work and taste great! The integration of the latest study results and the evaluation of practical field research in cooperation with professional sports clubs and our customers have led to permanent innovation in the development of new sports and fitness nutrition at IronMaxx® Nutrition since the company was founded in 2004.

In addition to the basics of sports nutrition in the areas of strength/endurance, muscle building and diet, this includes effective nutritional supplements for health and prevention, intelligent new combinations of active ingredients and improved dosage forms, such as our Tricaps®.

In the area of protein products, for example, IronMaxx® has set a milestone in the evolution of the latest sports nutrition products with the development of water-based protein powders in over 31 flavors. The sweet spread with the world's highest protein content, IronMaxx® Protein Creme, also comes from us.

Designed in Germany - as a German sports nutrition manufacturer, IronMaxx® is also committed to outstanding quality and seamless quality control.

High performance - the goal is the goal.

Well-known professional clubs, such as the eight-time German ice hockey champions, the "Kölner Haie", or the traditional handball club VfL Gummersbach with its unique success story, have relied for years on the efficient sports nutrition from IronMaxx® and on our expertise in the use and mode of action of nutritional supplements.

While in many areas of life the "path is often proclaimed as the goal", our customers usually have a very clear idea of their "dream body" and its desired performance. This passion to achieve their personal goal is something we share with all our partners and customers - be it an athletic body, achieving new personal bests, reducing body weight or achieving sporting team success.

IronMaxx® products have therefore become an integral part of the product range of many European fitness studios, wholesalers, pharmacies and body stores in recent years due to their high quality.


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